Contactmomenten: 25
DM’s: 17
Teams betrokken: 3

Inleiding
Bij de werving van nieuwe studenten spelen veel momenten een rol: campagnes, Open Dagen, meeloopdagen, voorlichting op scholen en uiteindelijk de aanmelding voor een opleiding. In de praktijk ontstaan deze activiteiten vaak in verschillende delen van de organisatie. Daardoor ontbreekt regelmatig het overzicht van hoe deze contactmomenten samen één doorlopende ervaring vormen voor een toekomstige student. Bij Mediacollege Amsterdam (MA) hebben we daarom de volledige student journey opnieuw in kaart gebracht: van het eerste moment waarop een leerling interesse krijgt in een opleiding tot de start van het studiejaar.

Uitdaging
De analyse liet zien dat veel onderdelen goed georganiseerd waren, maar onvoldoende op elkaar aansloten. Marketingcampagnes brachten bezoekers naar Open Dagen, terwijl de opvolging daarna versnipperd was. Voorlichting organiseerde activiteiten zoals meeloopdagen en workshops, maar deze waren niet altijd verbonden met de campagnes die op dat moment liepen. Ook de digitale opvolging kon beter. De bestaande e-mailflows waren vooral administratief en informatief. Ze ondersteunden het proces, maar begeleidden de studiekiezer nog onvoldoende bij het maken van een keuze. Hierdoor ontbrak een duidelijke rode lijn tussen oriëntatie, overweging en daadwerkelijke aanmelding.

Aanpak
Als eerste stap hebben we de volledige student journey in kaart gebracht. Alle contactmomenten – van eerste campagnecontact tot intake – hebben we geordend in een overzichtelijk model met drie fasen: oriëntatie, overweging en aanmelding. Voor elke fase is bepaald welke rol marketing, voorlichting en opleidingen spelen en welke informatie studenten op dat moment nodig hebben. Een belangrijk onderdeel van deze aanpak was het herschrijven van de DM-straat. Alle geautomatiseerde e-mails zijn opnieuw ontworpen vanuit het perspectief van de studiekiezer. In plaats van alleen praktische informatie ontvangen leerlingen nu berichten die hen stap voor stap begeleiden. Na een Open Dag ontvangen geïnteresseerden bijvoorbeeld aanvullende inspiratie, studentverhalen en een uitnodiging voor een meeloopmoment. Leerlingen die zich nog niet hebben aangemeld krijgen gerichte reminders met duidelijke vervolgstappen. Ook het intakeproces wordt ondersteund met heldere communicatie over wat studenten kunnen verwachten. Door deze berichten direct te koppelen aan de fases van de student journey ontstond een logische en consistente begeleiding richting inschrijving. Dit sluit aan bij de bredere aanpak waarbij marketing, voorlichting en opleidingen samenwerken binnen één gezamenlijke wervingsketen.

Resultaat
Het in kaart brengen van de student journey bracht rust en overzicht in de wervingsaanpak. Marketingcampagnes, Open Dagen, voorlichting en directe communicatie sluiten nu beter op elkaar aan en versterken elkaar. Voor toekomstige studenten betekent dit een duidelijker pad van eerste interesse naar daadwerkelijke studiekeuze. Voor de organisatie betekent het een betere samenwerking tussen teams en meer grip op de instroom. De student journey fungeert daarmee als een gedeeld kompas voor alle activiteiten rondom werving en voorlichting.

Wat opdrachtgevers mogen verwachten
Deze case laat zien hoe een strategische blik op de student journey helpt om losse marketing- en voorlichtingsactiviteiten te verbinden tot één samenhangende aanpak. Opdrachtgevers mogen verwachten dat ik niet alleen kijk naar campagnes, maar naar het hele proces eromheen: van positionering en marketingcommunicatie tot samenwerking binnen de organisatie en de inrichting van communicatieflows. Het resultaat is een wervingsaanpak die niet alleen zichtbaarheid creëert, maar studenten daadwerkelijk begeleidt van eerste interesse naar een bewuste studiekeuze.