Versterking Communicatieteam binnen een grote onderwijsorganisatie
Een grote onderwijsorganisatie vroeg Staccato mee te denken over de professionalisering van het Communicatieteam. Door hoge werkdruk, veel gelijktijdige projecten en een groeiende stroom aan verzoeken ontstond behoefte aan meer structuur, prioritering en duidelijke keuzes. Samen onderzochten we hoe het team kon groeien van reactief uitvoeren naar regie voeren. Met aandacht voor doelen, werkafspraken, processen, prioritering en de positie van Communicatie binnen de organisatie ontstond een aanpak die medewerkers meer grip, rust en focus geeft.
Deze case laat zien hoe Communicatieprofessionals niet harder hoeven te werken om meer impact te maken, maar vooral slimmer kunnen organiseren, prioriteren en sturen. De aanpak is geïnspireerd op de principes uit het managementboek De Communicatie Revolutie van Sonja Oppewal-Pruntel. Hierin staat de transformatie van uitvoerende Communicatie-afdelingen centraal, naar strategisch regievoerende teams.
Huidige situatie
De Manager Marketing & Communicatie is verantwoordelijk voor meerdere teams, strategische dossiers en de afstemming met directie en het College van Bestuur. Tegelijkertijd staat het Communicatieteam onder hoge druk. Door uitval, een grote hoeveelheid projecten en een continue stroom aan communicatieverzoeken werkt het team vooral reactief.
Veel energie gaat naar het oplossen van acute vragen, terwijl er beperkt ruimte is voor prioritering, planning en structurele verbetering.
Medewerkers zijn betrokken en werken hard, maar ervaren onvoldoende grip op werkvoorraad, verwachtingen en keuzes. Hierdoor ontstaat het risico dat alles belangrijk wordt en niets écht prioriteit krijgt.
Daarnaast ontbreken op onderdelen nog gezamenlijke kaders voor intake, prioritering, capaciteit, rolverdeling en succescriteria. Het gevolg is dat projecten naast elkaar concurreren om tijd en aandacht (en budget) en dat het team vooral uitvoert in plaats van regie voert.
Gewenste situatie
De Manager Marketing & Communicatie behoudt de helicopterview en richt zich primair op: strategische keuzes; afstemming met het College van Bestuur; prioritering van organisatievraagstukken; positionering van communicatie binnen de organisatie en de lange termijnontwikkeling van het team.
Het Communicatieteam werkt vanuit een gezamenlijk Communicatiehuis met heldere doelstellingen, succescriteria, werkafspraken en prioriteiten. Hierdoor ontstaat rust, overzicht en voorspelbaarheid. Medewerkers weten beter wat wel en niet opgepakt wordt, hoe keuzes worden gemaakt en hoe hun werkzaamheden bijdragen aan organisatiedoelen.
De beweging verschuift daarmee van: Ad hoc → Planmatig / Uitvoering → Regie / Werkdruk → Werkprioriteit / Reactief → Proactief
Aanpak in 3 maanden; van drukte naar regie
Om deze beweging mogelijk te maken, zetten we een combinatie in van:
- On-the-job coaching van het Communicatieteam;
- meewerkende ondersteuning op communicatie- en veranderprojecten;
- ontwikkeling van een Communicatiehuis;
- invoering van intake- en prioriteringsprocessen;
- opzetten van een M&C-portfolio en 90-dagenplanning;
- coaching op regie, verwachtingenmanagement en samenwerking;
- implementatie van praktische hulpmiddelen zoals briefings, backlogs (tooling) en impact-/effort-afwegingen.
De ondersteuning is geen interim-managementrol, maar gericht op het samen ontwikkelen van werkwijzen, voordoen in de praktijk en het versterken van het team tijdens lopende werkzaamheden. Inzet is op basis van 2 dagen op locatie; als onderdeel van het team.
Resultaat
Het beoogde resultaat met een doorloop van maximaal 90 dagen, met de inzet van twee dagen op locatie en onderdeel van een team, is een Communicatieteam dat minder wordt gestuurd door de waan van de dag en meer vanuit overzicht, structuur en gezamenlijke doelen werkt. Hierdoor ontstaat:
- Meer rust binnen het team;
- betere prioritering van werkzaamheden;
- duidelijkere verwachtingen richting opdrachtgevers;
- meer eigenaarschap bij medewerkers;
- betere ondersteuning van strategische organisatiedoelen;
- ruimte voor de manager Marketing & Communicatie om te sturen op koers, keuzes en resultaat.
Wil je meer weten over deze case, de aanpak en het resultaat?
Neem dan contact op met Sonja Oppewal. Zij vertelt je er graag meer over.
