75
Jubileum
2500
Bezoekers
4
Zalen
Hoe organiseer je één grootschalig studentenfeest voor 2.500 mbo-studenten op een externe locatie, met een professionele line-up, meerdere belevingszones en volledige technische productie, terwijl studenten en docenten actief meewerken aan eventmanagement, communicatie en activatie? Voor het 75-jarig jubileum van het Grafisch Lyceum Rotterdam (GLR) organiseerde STACCATO op woensdag 17 december 2025 het slotevent ‘VOLUME75!’ in de Maassilo in Rotterdam. Het event vormde het feestelijke hoogtepunt van een jubileumweek waarin onderwijs, creativiteit en professionele eventorganisatie samenkwamen.
De vraag achter de opdracht
De ambitie was groot: een veilig, professioneel en energiek studentenevent dat recht deed aan de schaal van het GLR en de creativiteit van het onderwijs. Studenten moesten hierin niet alleen bezoekers zijn, maar mede-makers; zichtbaar in organisatie, communicatie en beleving. Tegelijkertijd moest het traject beheersbaar blijven, met grip op planning, techniek, veiligheid en budget. GLR zocht daarom geen uitvoerende partij, maar een partner die regie durfde te nemen en complexiteit kon terugbrengen naar overzicht en rust.
De rol van STACCATO
STACCATO nam de volledige eventregie en het eventmanagement op zich en fungeerde als strategisch en operationeel verlengstuk van de organisatie. Vanaf juni jl. werd er wekelijks intensief samengewerkt met docenten en studenten, midden in het onderwijs. Studenten gaven wekelijks presentaties over hun werkzaamheden binnen het eventmanagement.
Binnen de Eventgroep waren deze opleidingen betrokken: AV Specialist, Medewerker Creatieve Productie, Creative Software Developer, Sign, ICT & Mediatechnologie, Fotografie, Mediamanager/ Mediamaker, Mediavormgever, Podium- en Evenemententechnicus en Redactie Medewerker. Aangevuld met schoolbrede teams Buro Communicatie en Buro FiT. Studenten werkten aan voorstellen voor de inrichting van de Maassilo, inclusief vlekkenplannen per zaal, programmatische indeling en zones zoals e-sports, lasergamen en expo- en chillruimtes en licht-, geluid- en videotechniek.
Daarnaast verzorgden studenten de branding van VOLUME75!, inclusief logo en visuele stijl, alle communicatie-uitingen en ludieke acties in de school om ruchtbaarheid te geven aan het event.
STACCATO bracht alle input samen, toetste op haalbaarheid en veiligheid en vertaalde dit naar één integraal en uitvoerbaar eventplan. Ook het aanmeldsysteem werd door STACCATO ingericht en geregisseerd.
Van complexiteit naar controle
STACCATO verzorgde de volledige afstemming met de Maassilo, stemde techniek, logistiek en veiligheid af met de locatie en regisseerde de contractering van artiesten en de afstemming van technische en hospitality riders. Deelbegrotingen van studenten werden samengebracht tot één totaalbegroting, die gedurende het traject actief werd bewaakt. Alle onderdelen werden door STACCATO vastgelegd in één integraal draaiboek dat leidend was voor opbouw, show en afbouw. Op de dag zelf voerde STACCATO de centrale regie, zodat docenten en studenten zich konden richten op inhoud en opbouw van de 4 zalen.
Het resultaat
Een succesvol en veilig slot event voor circa 2.500 mbo-studenten, met hoge betrokkenheid, sterke energie en zichtbaar eigenaarschap van studenten. Voor het GLR betekende dit overzicht, ontzorging en vertrouwen in de uitvoering. Het event werd ervaren als een krachtig en trotsmakend sluitstuk van het 75-jarig jubileum van het GLR voor mbo-studenten.
Wat opdrachtgevers hiervan mogen verwachten
Deze case laat zien waar STACCATO het verschil maakt bij onderwijs- en studentenevents: regie nemen, studenten serieus betrekken en complexiteit terugbrengen naar overzicht en rust.
STACCATO is er voor organisaties die groots willen denken, maar gecontroleerd willen uitvoeren.
STACCATO. Rust in de tent. Regie op de klus. Resultaat dat telt.
