Aantal medewerkers: 350
Verbetertraject: 6 maanden

Inleiding
Bij Mediacollege Amsterdam (MA) speelt community een belangrijke rol. Niet alleen voor studenten, maar ook voor de medewerkers. Het sociaal intranet vervult hierin een belangrijke rol als centrale plek voor interne communicatie. Toen we het gebruik van het intranet analyseerden, bleek dat het platform vooral werd gebruikt als zender van nieuws. In de praktijk kon alleen de afdeling M&C berichten plaatsen. Hierdoor werd het intranet sterk afhankelijk van één afdeling en nam de werkdruk bij M&C toe, terwijl afdelingen zoals HR, ICT of opleidingen zelf prima in staat zijn om hun eigen updates te delen. Wij ontwikkelden een plan van aanpak om het intranet door te ontwikkelen tot een community-based (social) intranet, waarin medewerkers zelf bijdragen aan informatie, kennisdeling en samenwerking binnen de organisatie.

Uitdaging
Het bestaande intranet was vooral ingericht voor centrale communicatie vanuit de organisatie. Medewerkers konden zelf nauwelijks berichten plaatsen of reageren, waardoor interactie beperkt bleef. Daarnaast bleven veel projecten, initiatieven en ontwikkelingen binnen de organisatie onvoldoende zichtbaar voor collega’s. Dit maakte het lastiger om verbinding te creëren tussen opleidingen, stafafdelingen en projecten. De uitdaging was om het intranet te transformeren van een zendergericht platform naar een omgeving waarin medewerkers zelf bijdragen, kennis delen en projecten zichtbaar worden binnen de organisatie.

Aanpak
We ontwikkelden een verbeterplan voor het intranet, in samenwerking met de afdeling ICT en de leverancier. Daarbij werd niet alleen gekeken naar functionaliteiten, maar vooral naar de rol van het intranet binnen de organisatie. Interactieve functies zoals liken en reageren op berichten werden geactiveerd, waardoor medewerkers direct feedback kunnen geven op nieuws en ontwikkelingen binnen de organisatie. Het intranet werd opengezet voor meerdere afdelingen. In plaats van één centrale redactie vanuit M&C werd een redactiemodel ingericht waarbij afdelingen, opleidingen en projectgroepen zelf berichten kunnen plaatsen. Om dit goed te organiseren, zetten we een ambassadeursprogramma op. Binnen de afdelingen werden medewerkers gevraagd om  verantwoordelijk te zijn voor het plaatsen van updates over projecten, thema’s of initiatieven. Zij kregen training en begeleiding in het gebruik van het intranet. Via kennissessies, inloopspreekuren en instructies werden redacteuren ondersteund in het schrijven en plaatsen van berichten, zodat het platform breder en consistenter gevuld wordt. Daarnaast werd, hoe voor de hand liggend ook, een smoelenboek ontwikkeld waarin medewerkers elkaar kunnen vinden op functie, afdeling en expertise. Ook kregen projecten en strategische initiatieven binnen de organisatie een eigen plek op het intranet. Om het platform toegankelijker te maken, introduceerden we een mobiele app.

Resultaat
Het verbetertraject transformeerde het traditioneel intranet naar een platform dat actief bijdraagt aan samenwerking en kennisdeling. Meerdere afdelingen en projecten plaatsen inmiddels zelf updates, waardoor ontwikkelingen binnen de organisatie beter zichtbaar worden. De afhankelijkheid van één centrale redactie is afgenomen en het intranet wordt breder gedragen binnen de organisatie. Medewerkers kunnen reageren op nieuws, collega’s makkelijker vinden en op de hoogte blijven van projecten en initiatieven. Daarnaast maakt de mobiele app het intranet toegankelijker voor alle medewerkers. Het intranet ontwikkelde zich daarmee tot een centrale digitale plek waar medewerkers elkaar informeren, inspireren en samenwerken.

Meer informatie over deze case? Neem contact op met Sonja Oppewal-Pruntel.